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荷物置き。裏方。

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データの場所を探さないためのフォルダ管理術

   


パソコンで作業をしているとファイルやフォルダがどんどん増えてきて、「あのデータどこだったっけ…?」となることはありませんか?

フォルダやファイルを適当に置いておくと、「間違えて古いデータを修正していた」「データを探すだけで何十分もかかった」なんてことになりかねません。

 

場合によって多少変わりはしますが、細かく分類分けをすることが大事です。

それでは具体的な分け方を説明します。

 

フォルダ分けの仕方

スクリーンショット 2014-09-15 10.35.55

 

仕事でデータを管理する際は以下のように管理してます。

  1. 会社名
  2. 案件名
  3. データ種類
  4. データ

会社名

お仕事でファイルを管理するのであれば会社名などが一番上の階層になります。

勿論これよりも大枠のカテゴリがあるのであれば、そちらの下に会社名フォルダがはいります。

こちらは単純に会社名をつければ大丈夫です。

例)「amaz◯n」「go◯gle」など

 

案件名

次に案件をまとめるフォルダを作ります。

こちらのフォルダ名には日付を入れます。

どの案件がいつ始まったのかがわからないと、以前にも同じ案件をやっていた場合、どちらが新しいデータかわからなくなってしまいます。

多くの場合時系列でソートしたいので、フォルダ名は「日付_案件名」がよいでしょう。

 

データ種類

案件を進めるには、企画書などの様々な資料が必要です。

案件フォルダのなかに直接データを入れてしまうと、様々な資料が混ざってしまいます。

名前で探すのは厄介ですので、「企画書」「○◯調査資料」など、データの種類でカテゴライズしましょう。

 

データ

ここまでフォルダ分けをすれば、ほとんどの場合これ以上細かくしなくても大丈夫です。

ただしデータの名前は適当に付けてはいけません。

僕の場合は「案件名_データ名_日付」でデータ名をつけています。

 

例)shigotoA_kikakusho_140111.docx

 

場合によっては会社名も入れたりしますが、このように名前をつけることで、データを先方に送った際にも案件とデータの種類が一目でわかります。

 

また日付はとても重要です。

基本的にデータ修正などは複製したデータに対して行い、万が一過去のデータに戻したいときも困らず、修正依頼が入ったデータが修正されたのかも把握しやすいです。

 

 

データの並び順を考える

スクリーンショット 2014-09-15 9.25.54

データはソート条件を変えることで並び替えができますが、名前をしっかりつけることでひと目でどんなデータか理解できるようになります。

 

カテゴリ

このサイトだと、webmedia_BackYardというフォルダ名をつけています。

WebメディアはWebメディアでフォルダの並び順を整えたいと思ったからです。

例えばそれぞれを「BackYard_webmedia」「Whiskey_webmedia」というフォルダ名にしてしまうと、基本的にアルファベット順で並ぶのでBackYardは上の方に並び、Whiskeyは下の方に並び、と、カテゴライズできません。

 

カテゴリ名:Webmedia

名前:BackYard

上の場合、

フォルダ名:Webmedia_BackYard

になります。

 

日付

日付をつける場合、カテゴリなのかデータなのかで位置が変わります。

 

案件などはいつ始まったかわかるように、日付でソートすると良いと思います。

  • 140111_ankenA
  • 140201_ankenB

データなどは種類でまとめたいので以下のようになります。

  • ankenA_kikakusho_140111
  • ankenA_kikakusho_140112

 

日付で探したいものは頭に日付、データの種類で探したいときは末尾に日付、です。

 

 まとめ

フォルダ管理をするときに気をつけるのは、主にフォルダ・ファイル名です。

  • 並び順
  • カテゴライズ
  • データの新旧

この3点に気をつけ、ルールを守ってフォルダ管理をすることで、情報整理能力も身につくのではないでしょうか。

 

 - 仕事

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